Chega o fim do mês e você não acha o extrato daquela comissão. O print do saque sumiu da galeria, e o e-mail da plataforma está enterrado entre trezentos outros.
Enquanto ninguém pergunta nada, isso parece pouco. Quando o banco, a Receita ou um cliente pede prova de onde veio o dinheiro, quem não tem papel fica sem como mostrar que a renda é real.
Este checklist monta uma pasta simples no celular, com o que guardar e quando. Não precisa de contador. Regra de imposto fica de fora, porque muda: para ela, a referência é sempre a Receita Federal.
Por que guardar os papéis
Comprovante é a sua defesa. Ele mostra quanto entrou, de quem veio e quanto você gastou para ganhar.
A Receita Federal orienta guardar a declaração, o recibo e os comprovantes por até 5 anos. Ela também diz que nada é enviado junto com a declaração, mas tudo o que foi informado precisa ser comprovado se a Receita pedir.
Se você é MEI (microempreendedor individual), preenche todo mês o relatório mensal de receitas brutas, uma folha com tudo o que vendeu no período. Ele não é entregue a nenhum órgão: fica com você, arquivado junto com as notas fiscais, por no mínimo 5 anos.
Atenção: prazos e regras podem mudar. Confira o valor atual na página do Imposto de Renda da Receita Federal e no Portal do Empreendedor, no gov.br.
O que guardar
Marque o que se aplica ao seu caso. Entre parênteses, quando salvar:
- Relatório de comissões ou de vendas de cada plataforma, como Hotmart, Kiwify ou Shopee (no começo de cada mês).
- Comprovante de cada saque: o print da tela e o extrato do banco que mostra o dinheiro entrando (no dia do saque).
- Comprovante do PIX que o cliente do freela mandou (no dia em que o dinheiro cai).
- Notas fiscais que você emitiu, se emitiu alguma, e recibos de freelas (no dia da emissão).
- Combinado com o cliente por mensagem ou e-mail: valor, prazo e o que foi entregue (ao fechar o serviço).
- Gastos do negócio: anúncio, ferramenta, internet, curso, taxa da plataforma (no dia do pagamento).
- Se for MEI: o relatório mensal de receitas brutas e as notas de compra e de venda (todo mês).
Quem ganha comissão como afiliado (quem indica produtos de outras pessoas e recebe por venda) tem uma vantagem: o relatório da plataforma já lista cada venda. Baixe uma cópia todo mês para não depender só da plataforma.
Se você quer entender esse modelo do zero, o Fórmula Negócio Online, do Alex Vargas, tem o afiliado como modelo principal, em videoaulas com garantia de 7 dias (link de afiliado).
Como organizar a pasta no celular
- Abra o app de arquivos do celular (ou o Google Drive, se preferir) e crie uma pasta chamada Renda.
- Dentro dela, crie uma pasta para o ano em curso, com o número do ano no nome.
- Dentro do ano, crie uma pasta por mês, com número na frente para manter a ordem: 01-janeiro, 02-fevereiro e assim por diante.
- Em cada mês, crie duas subpastas: Entradas (comissões, saques, recibos) e Gastos.
- Renomeie cada arquivo com a data e o assunto, como 15-03-saque-hotmart. Assim você acha pela busca.
- Se a pasta estiver só na memória do celular, guarde uma cópia no Google Drive. O Drive fica na nuvem (um armazenamento na internet): se o celular quebrar ou for roubado, os papéis continuam lá.
Print de tela ajuda, mas o extrato do banco é a prova mais completa, porque mostra o dinheiro que de fato entrou na sua conta.
Quando revisar
Reserve 10 minutos por semana, sempre no mesmo dia. Mova os arquivos soltos da galeria para a pasta do mês e confira se cada saque tem comprovante.
No começo do mês seguinte, baixe os relatórios das plataformas e guarde na pasta do mês que fechou. Se você é MEI, use os comprovantes já separados para preencher o relatório mensal de receitas brutas, dentro do prazo que o Portal do Empreendedor indica.
Dica: ponha um alarme semanal no celular com o nome “arrumar a pasta”. Com hora marcada, a revisão vira hábito e não fica para depois.
Seu próximo passo
Hoje, crie a pasta Renda, a do ano e a do mês atual, com Entradas e Gastos. Depois salve nela o primeiro comprovante: o último saque ou o último recibo que você tiver.
A partir daí, cada saque, recibo ou gasto vai direto para a pasta do mês.